E-Rechnungen an Bundesstellen ab 27.11.2020 Kommunale Unternehmen als Versender und als Adressaten betroffen
Kommunale Unternehmen müssen als öffentliche Auftraggeber die Verordnungen über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes sowie der Bundesländer beachten. Ab dem 27.11.2020 sind Rechnungen an Stellen des Bundes über einen Wert von mindestens 1.000 Euro ausschließlich im elektronischen Format auszustellen.
Die Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen verpflichtet öffentliche Auftraggeber im Sinne der §§ 98 ff. des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) dazu, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Die o. g. Richtlinie wird in Deutschland durch die E-Rechnungsverordnungen (ERechV) des Bundes und der einzelnen Bundesländer mit teilweise unterschiedlichen Regelungen umgesetzt.
Die jeweils auf eine Rechnung anzuwendende ERechV bestimmt sich nach der Zugehörigkeit des Rechnungsempfängers zur Bundesebene oder zu einem bestimmten Bundesland. Kommunale Unternehmen müssen die ERechV einerseits als Absender und andererseits als Adressat von Rechnungen beachten.
Elektronische Rechnungen sind nur solche, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, welches die automatische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht. Gängige Formate sind X-Rechnung oder ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). E-Mails oder pdf-Dokumente erfüllen diese Vorgaben nicht.
Die ERechV des Bundes sieht vor, dass Stellen des Bundes, d. h. insbesondere Behörden, aber z. B. auch Stellen der Bundeswehr, der Deutschen Bahn oder anderer Bundesunternehmen ab dem 27.11.2020 grundsätzlich verpflichtet sind, nur noch elektronische Rechnungen anzunehmen, soweit der Rechnungsbetrag mindestens 1.000 Euro beträgt. Spiegelbildlich werden Rechnungsteller durch die ERechV verpflichtet, Rechnungen nur noch in einem akzeptierten elektronischen Format selbst oder durch einen Dienstleister zu stellen und dabei das Rechnungsportal des Bundes zu nutzen.
Bei Rechnungen an einen Empfänger auf Landes- oder Kommunalebene ist die jeweilige ERechV des Bundeslandes zu beachten. Diese Landesvorgaben sehen die Nutzung der elektronischen Rechnung weitestgehend noch optional und nicht verpflichtend vor. Den Empfang elektronischer Rechnungen müssen öffentliche Auftraggeber aber ermöglichen. Weitere Pflichten zum Empfang oder zum Versenden elektronischer Rechnungen werden unterschiedlich, auch mit unterschiedlichen Fristen geregelt.
Für kommunale Energieversorger stellt sich im Zusammenhang mit der Verwendung elektronischer Rechnungen die Frage, wie die Pflichtangaben zu Strom- und Gasrechnungen nach den §§ 40 und 42 des Energiewirtschaftsgesetzes erfüllt werden. Diese zusätzlichen Angaben können zwar nicht in dem vorgesehenen strukturierten elektronischen Format, wohl aber als gesondertes pdf-Dokument eingefügt und mitversandt werden.
Gebührenbescheide werden dagegen in diesem Zusammenhang nicht als Rechnungen betrachtet. Die Versendung eines Gebührenbescheides an eine öffentliche Stelle erfolgt somit nicht nach den Vorgaben der ERechV.