aov IT.Services GmbH

aDox-Personalakte (Dokumentenmanagement)
©aov IT.Services GmbH


Die Idee

aov wurde 1952 von ostwestfälischen Versorgungsunternehmen als gemeinsames Rechenzentrum gegründet. aov sucht, entwickelt und betreibt Lösungen für die IT-Herausforderungen ihrer Kunden. Alle Produkte und Dienstleistungen sind speziell auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Energieversorgungsunternehmen ausgerichtet. Nicht nur für die mittlerweile auf 20 Versorgungsunternehmen angewachsenen Gesellschafter, sondern auch für ihre anderen Kunden setzt aov neue Anforderungen an Vereinfachung und Automatisierung von Geschäftsprozessen im Entwicklungsprozess der Digitalisierung um.

In diesem Projekt wurde das Dokumentenmanagement mit sensiblen Personaldaten digitalisiert. Dabei wurde das Augenmerk auf die Erleichterung des Umgangs und die Zugriffsmöglichkeiten für Personalsachbearbeiter und Mitarbeiter gelegt. Auch die Nutzung des Systems mit mobilen Endgeräten war ein wichtiges Kriterium bei der Umsetzung der Lösung. Ein weiteres Ziel war es, die Druck- und Versandkosten zukünftig zu senken. Das eingeführte Datenmanagement mit Personaldaten muss revisionssicher und gesetzeskonform sein.

Die Umsetzung

Die IT-Lösung wurde von einem Team aus drei aov-Mitarbeitern konzipiert und entwickelt. Eine besondere Herausforderung des Projekts war die Umsetzung der DSGVO-Anforderungen im Hinblick auf Aufbewahrung, Löschung und Verschlüsselung. Um die Anforderungen zu erfüllen war es unter anderem notwendig, dass die entwickelte systemunabhängige Cloud-Lösung im eigenen, nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrum bereitgestellt wird.

Des Weiteren war es wichtig, Eingriffe in den Verarbeitungsprozess der Personalabrechnungssoftware zu vermeiden und die Personalabrechnungen revisionssicher und unveränderbar in die Cloud-Lösung einzuspielen. Eine zusätzliche Herausforderung entstand daraus, dass bei den beteiligten Unternehmen unterschiedliche Personalabrechnungssysteme eingesetzt werden, an welche die Lösung über Schnittstellen angeschlossen werden muss. Die Umsetzung erfolgt also nach den technischen Rahmenbedingungen und individuellen Anforderungen des Kunden, die Standardanwendung ist kurzfristig beim Kunden bereitstellbar. Eine Anwenderschulung ist für die Nutzbarkeit der Lösung nicht notwendig.

Hilfreich bei der Umsetzung war die gute Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller der Kernkomponenten, der BSG Business Services GmbH.

Ansprechpartner

Aov IT.Services GmbH
Thorsten Schneider
Prokurist und Bereichsleiter Rechenzentrum
E-Mail: schneider(at)aov(dot)de
Website: http://www.aov.de

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