Orientierungshilfe zum Datenschutz für kommunale Unternehmen Hilfestellungen zur Umsetzung und Einhaltung des Datenschutzrechts

Kommunale Unternehmen sind - wie andere Unternehmen auch - gefordert, eine Vielzahl datenschutzrechtlicher Anforderungen umzusetzen und einzuhalten. Hintergrund ist die seit dem 25.05.2018 anzuwendende Datenschutz-Grundverordnung sowie die Geltung nationaler Datenschutzgesetze. Dies ist für viele kommunale Unternehmen zum Teil mit großen Herausforderungen verbunden.

Kunden oder Kundinnen sowie Geschäftspartner oder Geschäftspartnerinnen setzen einen vertrauensvollen Umgang mit ihren personenbezogenen Daten voraus. Halten diese die Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben für unzureichend, steht ihnen das Recht zu, sich auch bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. So können kommunale Unternehmen - neben möglichen Regelprüfungen - in den Fokus der Aufsichtsbehörden gelangen. Werden die datenschutzrechtlichen Vorgaben nicht eingehalten, können erhebliche Bußgelder in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des weltweit erzielten Vorjahresumsatzes (Konzern) drohen. Umso wichtiger ist es, dass kommunale Unternehmen datenschutzrechtlich gut aufgestellt sind.

Zur Unterstützung bei der Umsetzung und Einhaltung datenschutzrechtlicher Regelungen hat der VKU deshalb - unter der Federführung der Datenschutzbeauftragten des VKU mit Unterstützung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern der VKU Arbeitsgemeinschaft Datenschutz - die „Orientierungshilfe zum Datenschutz für kommunale Unternehmen“ erstellt.

Für Mitglieder des VKU steht die Orientierungshilfe digital im Mitgliederbereich des VKU unter dem hiesigen Link zum Download zur Verfügung. Über den VKU Verlag können Mitglieder und Nicht-VKU-Mitglieder weitere Druckexemplare erwerben.

Die Orientierungshilfe hat neben dem Überblick über die gesetzlichen Vorgaben auch das Ziel, Hinweise aus der Praxis zu geben und das Verständnis für datenschutzrechtliche Vorgaben anhand von Beispielen verständlicher und zugänglicher zu machen. Sie ist in einen allgemeinen und in einen speziellen Teil gegliedert. Der Allgemeine Teil (Ziff. II) befasst sich mit den allgemeinen datenschutzrechtlichen Anforderungen, welche jedes kommunale Unternehmen – je nach geplanter und vorgenommener Verarbeitungstätigkeit - umsetzen muss. Der Spezielle Teil (Ziff. III) betrifft typische Fallkonstellationen, die in kommunalen Unternehmen auftreten, wie z. B. die Anfertigung von Foto- und Videoaufnahmen, der Einsatz von Videokonferenzsystemen oder die Zulässigkeit der werblichen Ansprache.

Bei der Auslegung und Bewertung datenschutzrechtlicher Sachverhalte wurden von den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gestellte Informationen und Orientierungshilfen berücksichtigt sowie bereits ergangene Gerichtsentscheidungen. Ferner wurde auf absehbare Rechtsänderungen hingewiesen. Mit der zugehörigen Anlage 1 „Datenschutzrelevante Veröffentlichungen von Datenschutzbehörden und Gerichten für kommunale Unternehmen“ wird zudem ein digitales Dokument bereitgestellt, welches regelmäßig aktualisiert wird. Dieses enthält Links zu den jeweils aktuellen Veröffentlichungen der Aufsichtsbehörden und eine Auswahl bislang ergangener Gerichtsentscheidungen. In der Orientierungshilfe wird an relevanten Stellen auf diese Anlage verwiesen. Sie ist ebenfalls über den o. g. Link abrufbar.

Für Rückfragen steht Ihnen Frau Romy Sucher, Fachgebietsleiterin für Datenschutz, Arbeits- und Vertragsrecht und Datenschutzbeauftragte des VKU unter sucher(at)vku(dot)de gern zur Verfügung.